智能枪柜对系统的使用者也可以进行有效管理。它将系统的使用者根据工作的需要划分不同的权限，通过应用软件设定，决定警员、保管员、领导审批领取枪支或弹药的各种限制包括人员权限、枪支弹药可领取时间、收发等情况。在动用枪支弹药时，必须先由民警通过“警员枪弹申请平台”申领用枪，单位领导通过“二级管理平台”中“领导审批平台”进行审批，经枪柜管理员确定后，用枪民警方可通过指纹验证开锁领枪。
智能枪柜具有强大的记忆功，不仅能详细记录每次取走枪支或弹药者的身份、开锁管理者的身份及开锁取走枪支或弹药的时间，还能通过枪支型号与锁的绑定，增强了枪支的安全性和唯一性。主管领导可以方便直接浏览操作日志，了解智能枪柜内的枪支或弹药的情况，以及被授权管理者及使用者的资料，如果有报警发生，可以对这些记录进行查询，追踪、分析事故发生的原因。
智能枪柜系统不仅对开柜时间及指纹信息自动生成工作日志，还可以通过网络通信、数据库系统和红外线录像等技术，在操作管理人员进行身份认证时自动作出图像抓拍并存档备案，通过数据库可随时进行查询。从而有效避免了在传统管理方式中领取枪支人员不符等现象。如果在开启和使用柜体时，发生异常情况,柜体会发出警报并将通过网络上报到各个平台。
由于基于联网的设计，智能枪柜可以通过网络实现数据共享和数据传输，上级领导或管理人员可以在任意网络接点上检查枪支或弹药的及时动态情况，还可以查询以往的历史数据。实施局域网和总专用网络相结合的信息流。完善系统信息化、智能化的管理，达到工作流程、状态、安全性一目了然上级领导甚至在异地也可以直接参与控制、审批等枪支管理、使用工作，有效提高公安部门的反应速度。
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